Der richtige Umgang mit Kontoauszügen

14.08.2018

Für Verbraucher gilt, dass wenn sie auf dem neuesten Stand über ihre Finanzen sein wollen, sie am besten einmal durch ihre letzten Kontoauszüge stöbern. Das kann in Papierform sowie auch elektronisch erfolgen. Kontoauszüge sind wichtige Dokumente der persönlichen Finanzen und sollten daher mit viel Sorgfalt behandelt werden. Die meisten Verbraucher wissen jedoch nicht, wie sie richtig mit den Belegen umzugehen haben.

Aufbewahrung der Kontoauszüge

Kontoauszüge sind Schriftstücke, auf denen alle Umsätze eines Bankkontos, einschließlich des sich hieraus ergebenden Saldo, ersichtlich sind. Bei Privatpersonen gibt es keine besonderen Regeln, wie lange sie die Kontoauszüge aufbewahren sollten. Experten raten aber zu mindestens drei Jahren. Auszüge, die als Rechnungsbeleg für Dinge wie Grundstücksgeschäfte dienen sowie die dazugehörigen Bauleistungen, sollten für mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden. Nach diesen fünf Jahren endet die Gewährleistungspflicht. Eine Ausnahme von den pauschalen drei Jahren, sind Rechnungen von Handwerkern. Diese sollten nur zwei Jahre aufbewahrt werden, denn danach endet die gesetzliche Verjährungsfrist für Zahlungsbelege. Kriterium dafür ist, dass die Reparatur- und Wartungsarbeiten bei selbst genutztem Wohneigentum angefallen sind. Für andere Geschäfte, beispielsweise Miet- oder Kautionszahlungen, gilt eine Frist von drei Jahren. Privatpersonen sollten daher unbedingt ihre Kontoauszüge lange genug aufbewahren. Wenn rückwirkend Ansprüche geltend gemacht werden wollen, sind die Kontoauszüge der Beweis für die Vollbringung der Dienstleistung. Das bedeutet kein Kontoauszug, kein Anspruch. Für Unternehmen gelten andere Regelungen bei Kontoauszügen. Für Unternehmen gibt es feste Regeln und Gesetze wie lange sie ihre Kontoauszüge aufzubewahren haben. Paragraf 147 der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) regelt diese Gesetze. Der Paragraf gibt vor, dass betriebliche Aufzeichnungen sowie Jahresabschlüsse und Buchungsbelege für die Dauer von sechs Jahren aufbewahrt werden müssen. Die Frist beginnt jeweils am Ende des Kalenderjahres, dem der Buchungsbeleg zuzuordnen ist. Bei dem Gesetz spielt es keine Rolle, ob es sich um elektronische Dokumente oder Papierdokumente handelt.

Elektronische Kontoauszüge

Elektronische Bankbelege dürfen gemäß der Vorschrift zur Unveränderbarkeit nicht verändert werden und müssen so abgespeichert werden, dass eine Fälschung der Dokumente ausgeschlossen werden kann. Die elektronischen Kontoauszüge sollten zudem unmittelbar nach dem Abrufen oder dem Empfang abgespeichert werden. Damit das Finanzamt elektronische Kontoauszüge laut GoBD als Beleg für die Richtigkeit der Angaben der Steuererklärung anerkennt, müssen sie den Vorgaben der Unveränderbarkeit, Richtigkeit und Vollständigkeit folgen. Das elektronische Ablagesystem sollte dazu auch noch mit einem Passwort geschützt werden. Unternehmen müssen zudem prüfen, dass die Kontoauszüge auch inhaltlich richtig sind. Das Finanzamt richtet sich nur nach den Inhalten des Belegs. Die Dokumentation der Auszüge ist auch ein wichtiger Punk im richtigen Umgang mit ihnen. Der Empfänger trägt nämlich selbst die Verantwortung dafür, wenn der Kontoauszug falsche Angaben beinhaltet. Wie Bankbelege auch, müssen die Kontoauszüge, in herkömmlicher Papierform vollständig und in richtiger Reihenfolge vorliegen.

Das Finanzamt und Kontoauszüge

Das Finanzamt stellt selbst keine großen Anforderungen an elektronische Kontoauszüge. Die Bankbelege können im Format einer Bilddatei, wie JPEG oder auch TIF, als reguläre PDF oder aber auch als CSV vorliegen. Bei elektronischen Rechnungen ist dem Anwender die Form freigestellt. Hingegen wird bei den Kontoauszügen für das Finanzamt wieder etwas anderes wichtig. Die Aufbewahrung der Kontoauszüge spielt eine ganz entscheidende Rolle. Es gibt einige Dinge, die zu beachten sind, wenn die Kontoauszüge elektronisch erfolgen. Sollte der Empfänger die Belege auf elektronischem Weg erhalten, so muss er diese auch als Datei abspeichern und aufbewahren. Es reicht nicht aus den Kontoauszug auszudrucken. Das Online-Konto des Verbrauchers darf auch nicht dauerhaft als Ablageort für die elektronischen Belege genutzt werden. Besonders für Unternehmen ist es wichtig, dass sie ein elektronisches System für ihre Belege haben. In einer Buchhaltungssoftware mit revisionssicherem Archiv sind die Kontoauszüge am besten aufgehoben. Zudem sollten die Dokumente auch mit einem Index gekennzeichnet werden und als Kopie vorliegen. So wird verhindert, dass ein Kontoauszug verloren geht und die allgemeine Übersicht beibehalten wird.